Wyzwalanie Workflow w Wirtualnym Pracowniku

📌 Wprowadzenie

Funkcja „Wyzwól workflow” umożliwia automatyczne uruchamianie określonych workflowów podczas interakcji z klientem.
Gdy bot wykryje określony warunek w rozmowie, automatycznie uruchomi wybrany workflow, co pozwala na automatyzację procesów i poprawę obsługi klientów.

✅ Korzyści:
✔ Automatyczna reakcja na działania klientów.
✔ Możliwość prowadzenia klientów przez zdefiniowane procesy (np. umawianie wizyt, finalizacja zakupu).
✔ Oszczędność czasu i eliminacja konieczności ręcznego zarządzania każdą interakcją.

📌 Krok 1: Przejdź do zakładki „Cele Bota” i kliknij „Wyzwól workflow”

📍 Jeśli tworzysz nowego bota, przed aktywowaniem tej funkcji nadaj mu nazwę.

📍 W zakładce „Cele Bota” znajdziesz opcję „Wyzwól workflow” – kliknij, aby przejść do konfiguracji.

📌 Krok 2: Skonfiguruj wyzwalanie workflow

🔹 Jak ustawić pola:

1️⃣ Nazwa akcji – nadaj jej nazwę, np. „Workflow Subskrypcji”, aby łatwo ją zidentyfikować.
2️⃣ Wybór workflow – z listy rozwijanej wybierz workflow, które ma zostać uruchomione.

• Upewnij się, że workflow zostało wcześniej opublikowane.
  3️⃣ Warunek uruchomienia workflow – określ, kiedy workflow ma się uruchomić.
• Przykłady:
  • Jeśli workflow ma się uruchomić, gdy klient chce kupić subskrypcję, wpisz: „Klient chce kupić subskrypcję”.
  • Jeśli workflow ma się uruchomić, gdy klient chce umówić spotkanie, wpisz: „Klient chce umówić spotkanie”.
• Bot rozpozna ten warunek i uruchomi workflow w odpowiednim momencie rozmowy.

4️⃣ Zapisz zmiany – po skonfigurowaniu kliknij „Zapisz”, aby aktywować ustawienia.

✅ Rezultat: Bot automatycznie wyzwoli workflow, gdy spełniony zostanie zdefiniowany warunek.

📌 Ważne informacje dotyczące warunków wyzwalania

📍 Tworzenie skutecznych warunków wyzwalania

🔹 Warunek musi naturalnie wynikać z rozmowy.
🔹 Bot powinien prowadzić rozmowę tak, aby klient wyraźnie potwierdził potrzebę wyzwolenia workflow.

• Przykład:
  • Jeśli chcesz wyzwalać workflow umawiania wizyt, bot może zapytać: „Czy chcesz umówić spotkanie?”
  • To sprawi, że warunek „Klient chce umówić spotkanie” zostanie spełniony naturalnie.

📍 Obsługa wielu jednoczesnych warunków

🔹 Jeśli w jednej rozmowie zostanie spełnionych kilka warunków jednocześnie, AI wybierze priorytetową akcję.

• Przykład:
  • Bot może jednocześnie:
    • Zaktualizować dane kontaktowe (np. datę urodzenia).
    • Wyzwolić workflow (np. jeśli klient poda swoją datę urodzenia).
  • AI zdecyduje, która akcja powinna być wykonana jako pierwsza.

📍 Wyzwalanie workflow z odpowiedzi bota lub użytkownika

🔹 Workflow można uruchomić na podstawie:

• Odpowiedzi klienta.
• Odpowiedzi bota, gdy sam prowadzi rozmowę.

✅ Dzięki temu workflow może się uruchomić niezależnie od tego, kto inicjuje temat.

📍 Unikaj dublowania workflow

🔹 Nie ustawiaj tej samej akcji w dwóch miejscach, np.:

• W workflow i jednocześnie w akcji „Wyzwól workflow” w Wirtualnym Pracowniku.
• Może to spowodować podwójne wykonanie akcji, co może prowadzić do błędów.

🎯 Podsumowanie

✅ Automatyczne wyzwalanie workflowów na podstawie rozmowy.
✅ Eliminacja ręcznego uruchamiania workflowów.
✅ Możliwość łączenia bota z procesami CRM (np. subskrypcje, umawianie spotkań, płatności).
✅ Unikanie powielania działań dzięki inteligentnemu zarządzaniu warunkami.🔹

Potrzebujesz pomocy? Umów prezentację systemu na crazy-crm.pl lub skorzystaj z opcji Umów Konsultację po zalogowaniu do systemu. 🚀